Pomysł na stworzenie etykiet materiałowych pojawił się w związku z dużym zamieszaniem na etapie produkcja - magazyn. Rzecz dotyczyła kart identyfikacji materiału zwanych potocznie pilotówkami.

Przyjmijmy, że nasz zakład produkuje dziennie około 3 - 4 tysięcy obudów plastikowych, przy czym obudowy można podzielić na grupy ze względu na poniższe zależności:

1) Zastosowany budulec (granulat polimerowy)
2) Klasa palności wraz ze specyfikacją granulatu
3) Dostawca tworzywa
4) Numer seryjny modelu odbiorcy (W naszym przypadku 11 liter i cyfr)
5) Data produkcji
6) Grupa produkcyjna (zmiana pracowników)
7) Inne

Oto jakie informacje musi nanieść przeciętny pracownik produkcyjny by oznaczyć wózek przekazywany z działu produkcji do magazynu. W praktyce wypisywanie oznaczeń technicznych długopisem przez osoby nie-techniczne, często przypadkowe zupełnie nie zdaje egzaminu. Informacje są błędne i nieczytelne. Dlatego zastosowałem prosty arkusz Excela, który oferuje następujące udogodnienia:

1) Po wybraniu numeru modelu, inne informacje uzupełniane są automatycznie (za wyjątkiem informacji indywidualnych t.j. - pracownika odpowiedzialnego (tutaj brygadzisty), daty produkcji oraz zmiany
2) Dzięki wprowadzeniu imienia i nazwiska brygadzisty łatwiej jest zidentyfikować pochodzenie towaru w przypadku ewentualnej wady
3) Klient otrzymuje czytelny dowód potwierdzający zgodność materiału z normami europejskimi (tutaj ROHS)
4) Czas wypisywania "pilotówek" zostaje skrócony do minimum
5) Dokument w ciągu sekund może być wydrukowany i wykorzystany (6 etykiet na stronie)

Oto zrzut rzeczonego arkusza:

Są różne sposoby by zmotywować pracownika do wydajniejszej pracy. Oczywiście zawsze można po prostu podnieść mu pensję, czyniąc go szczęśliwym (czasowo) i bardziej odpowiedzialnym za swoje stanowisko. W naszej firmie wydajność liczymy dla pracowników w dziale produkcji. Nie od dziś wiadomo, że są oni słabo zmotywowani - otrzymują zazwyczaj pensję w okolicach najniższej krajowej, plany urlopowe firmy są często zmieniane, pracownicy nie mają więc poczucia stabilizacji potrzebnej do wydajniejszej pracy. Odpowiednie naliczanie premii wydajnościowej mogłoby w znacznym stopniu pomóc w uzyskaniu kilku zasadniczych celów:

1) Obniżeniu nieobecności chorobowej i ilości urlopów na żądanie (zdarzały się dni, kiedy w jednym dziale brakowało 20 ludzi)
2) Zwiększeniu odpowiedzialności i świadomości u pracownika co do globalnego obrazu wydajności jego grupy w fabryce
3) Eliminacji zjawiska nepotyzmu premiowego wśród kadry zarządzającej średniego i wysokiego szczebla
4) Ułatwieniu naliczania premii przez dział kadr

Kalkulator Premii Wydajnościowych (KPW) ma za zadanie rozwiązać 4 powyższe kwestie. Oto on:



Krótki opis wygląda mniej więcej tak:
Wszelkie zmienne wprowadza się w żółte pola, inne pola wyliczane są automatycznie.
1) Na początku interesują nas dane osoby, dla której wyliczymy premię a więc: Imię, Nazwisko, stanowisko i grupa, do której należy.
2) Druga zmienna do podstawa wynagrodzenia w kwocie brutto
3) Urlopy pracownika - DPR - Liczba dni pracujących, UŻ - Urlop na żądanie, UW - urlop wypoczynkowy, NN - nieusprawiedliwiona nieobecność, ZCH - zwolnienie chorobowe.
4) Subiektywna ocena pracy pracownika przez bezpośredniego przełożonego (skala 1-5)
5) Suma nadgodzin w miesiącu

Kalkulator działa tak, że od podstawy wynagrodzenia wylicza premię maksymalną (według danych w Arkuszu2 - o tym dalej).
Jest to pewien procent wynagrodzenia, od którego to procenta odejmuje się następnie punkty procentowe.
Druga strona arkusza służy do wydruku. Z pozoru jest to tylko alternatywny sposób przedstawienia danych z kalkulatora, w praktyce jednak może się okazać potężnym narzędziem motywującym pracownika. Osoba, która otrzymała taki wydruk wraz z kwotą premii może od razu zobaczyć, które z elementów pracy (frekwencja, wydajność, ocena przez przełożonego) są u niego niewystarczające. Wydruk pokazuje punktowo i procentowo wszystkie wartości (-), za które nastąpiły potrącenia. W kolejnym miesiącu nasz pracownik będzie musiał się bardziej starać doskonale wiedząc, co ma zrobić by otrzymać maksymalną premię.

Arkusz 2

Tutaj znajdują się dane bazowe dla kalkulatora. Innymi słowy są to dane, według których kalkulator będzie wiedział ile potrącić z kalkulowanej premii. Znajduje się tu pole premii maksymalnej (% podstawy), ilość dni pracujących (jeśli stała) itd.
Ocena pracy oraz potrącenia za urlopy można łatwo prześledzić na rysunku. Godziny nadliczbowe zostały potraktowane jako dodatek do premii maksymalnej (czyli osobna premia), gdzie wartość brutto pobierana jest według przedziałów godzinowych ( na dole)
Po prawej znajduje się tabela z wydajnością danej grupy produkcyjnej wyliczona na zasadzie TARGET : RESULT. Wydajność jest również przeliczana na wartości procentowe.

I to mniej więcej wszystko. Wydaje mi się, że ważny w tym projekcie jest nie tyle kunszt w posługiwaniu się arkuszami excela, bowiem wykorzystane formuły są niezwykle proste, ale pomysł na kalkulację wraz z gotowym wydrukiem. Taka metoda po prostu musi zmobilizować naszego pracownika do wydajniejszej pracy i nienagannej frekwencji.

Pozdrawiam

Mam na imię Andrzej, jestem managerem w dosyć dużym międzynarodowym koncernie z siedzibą w Mławie. Jesteśmy największym dostawcą części plastikowych (również odbudów) do telewizorów LCD, PDP i monitorów obecnego lidera na światowym rynku elektronicznym.

Do Excela przez długi czas nie mogłem się przekonać w związku z moją humanistyczną proweniencją i niechęcią do matematyki. To jednak przeszłość. Od czasu objęcia przeze mnie stanowiska kierowniczego Excel towarzyszy mi praktycznie przez cały dzień. Tworzę mniejsze lub większe arkusze, które kalkulują i dostarczają informacji potrzebnych w zarządzaniu firmą.

W naszej firmie brak jest zintegrowanego systemu zarządzania produkcją i zapasem magazynowym, chociaż dział księgowości korzysta z oprogramowania komputerowego. W związku z tym wymiana danych odbywa się poprzez arkusze Excela. Umieszczenie jednego wielopoziomowego arkusza na serwerze lokalnym pozwala na jednoczesną edycję i zapis arkusza przez wielu użytkowników w pewnym sensie spełniając zadanie systemu komputerowego. Nie jest to jednak jedyny sposób na "zaprzęgnięcie" Excela do pracy fabryce.

Zapewne wielu z nas w czasie pracy korzysta z Excela, wiele osób tworzy arkusze, być może bardzo skomplikowane. W tym BLOGU chciałbym podzielić się z resztą świata kilkoma projektami, nad którymi kiedyś pracowałem bądź pracuję. Może komuś z Was przydadzą się moje pomysły, może ktoś stworzy o wiele lepsze ich wersje i będzie łaskawy podzielić się nimi ze mną.